⚡️ Bases de datos en Notion – De principiante a experto: La guía paso a paso

Si no estás acostumbrado a usar bases de datos en general, las bases de datos de Notion pueden parecer intimidantes, pero son más fácil de usar de lo que parece. Una vez que le agarras el truco, te das cuenta el poder que tiene esta herramienta.

En este artículo voy a guiarte paso a paso en cómo crear y sacarle el máximo partido a las BD de Notion. Veremos desde lo más básico hasta temas avanzados como fórmulas, relations y rollups. ¡Al finalizar vas a poder organizar virtualmente cualquier tipo de información de forma flexible y automatizada!

• 🚀 Las bases de datos de Notion permiten almacenar información estructurada en páginas dinámicas.
• 🎨 Son fáciles de crear y personalizar con vistas, fórmulas, diseños, etc.
• 🔍 Las vistas filtran y presentan los datos de diferentes formas.
• ⚙️ Las fórmulas automatizan cálculos y conexiones.
• 📑 Se pueden duplicar bases de datos como plantillas.
• 🔗 Las Linked Database Views muestran vistas personalizadas de los datos de una base principal.
• 🗂 Se pueden usar para organizar tareas, proyectos, contenidos, registros, etc.
• 👶 Comienza con bases de datos simples e incorpora funciones avanzadas poco a poco.

¿Qué es una base de datos en Notion y para qué sirve?

Empecemos por entender qué es una base de datos en Notion y sus usos:

Una base de datos es esencialmente una colección de páginas en Notion que tienen el mismo diseño y estructura de contenido. Es como tener una hoja de cálculo dinámica, pero cada fila es una página completa en vez de sólo una celda.

Esto permite almacenar y organizar cualquier tipo de información de forma flexible. Por ejemplo, puedes tener una base de datos de clientes donde cada cliente es una página separada. O una de tareas donde cada tarea individual es su propia página.

Estas son ideales para manejar datos estructurados que requieren el mismo tipo de contenido repetidas veces, como listas de tareas pendientes, inventarios de productos, directorios de contactos, etc.

Básicamente, si tienes piezas de información que se prestan para estar en una tabla o hoja de cálculo, ¡una base de datos de Notion es la herramienta perfecta!

Veamos un ejemplo…

Imagina que quieres llevar un registro de tus clientes con información como nombre, teléfono, correo, empresa, historial de compras, etc.

En una hoja de cálculo tradicional tendrías que apretujar toda esa información en filas y columnas, con celdas de texto pequeñas. Esto se vuelve difícil de navegar y visualizar después de unos cuantos clientes.

En cambio, en Notion puedes crear una base de datos de clientes donde cada cliente tiene su propia página completa con todos sus datos relevantes bien organizados. Puedes agregar tanto texto, imágenes, archivos y otros contenidos como quieras en cada página de cliente. ¡Mucho más usable y escalable!

Así que en resumen, las bases de datos de Notion te permiten:

• Almacenar datos estructurados en “páginas dinámicas” en vez de simples filas/columnas
• Personalizar y enriquecer cada elemento de datos con varios contenidos
• Escalar a cientos o miles de elementos sin perder usabilidad
• Visualizar y filtrar los datos de múltiples formas
• Automatizar acciones y cálculos con fórmulas y relaciones

¡Aprovechemos todo ese potencial y aprendamos a crear una desde cero!

Cómo crear tu primera base de datos en Notion

Crear una nueva base de datos en Notion es súper sencillo y rápido. Sigue estos pasos:

1. Abre el espacio de trabajo o página de Notion donde quieres crearla
2. Haz clic en el botón + y da clic a  “Database – Full Page” en el menú. Esto creará una nueva página de base de datos y la abrirá automáticamente para configurarla
3. Debes asignarle un nombre descriptivo para identificarla fácilmente, por ejemplo “Clientes”, “Tareas”, etc.
4. Opcionalmente, puedes cambiar el ícono por defecto para personalizar visualmente cada elemento de tu base de datos. Por ejemplo, para una BD de clientes podrías usar un ícono con la silueta de una persona.
5. Ahora viene lo importante… debes añadir y configurar las “Propiedades” que definirán la estructura de datos de cada elemento en la base de datos. Por ejemplo, para clientes podrías tener propiedades como Nombre, Teléfono, Correo, Empresa, etc.
6. Para una primera base de datos te recomiendo mantenerlo simple con 3-5 propiedades texto plano. Más adelante veremos tipos avanzados de propiedades.
7. Una vez definidas las propiedades, haz clic en “Listo” para crear la base de datos.

¡Eso es todo! Ahora verás tu nueva base de datos en el espacio de trabajo, lista para comenzar a agregar elementos.

Cada elemento que añadas tendrá campos editables para las propiedades que definiste, permitiéndote ingresar la información deseada. Por ejemplo, para agregar un nuevo cliente simplemente deberás llenar los valores de Nombre, Teléfono, Correo, etc. en cada elemento que añadas.

Con esto ya puedes comenzar a construir bases de datos simples, pero poderosas. A continuación veremos formas de exprimirles aún más jugo.

Cómo personalizar y mejorar tus bases de datos en Notion

Una vez que tienes tu primera base de datos funcionando, hay muchísimas formas de personalizarla y mejorarla según tus necesidades. Aquí algunas de las configuraciones más útiles:

1. Crear vistas personalizadas

Uno de los superpoderes de las bases de datos de Notion son las “Vistas”. Esto te permite ver y filtrar los mismos datos en diferentes formatos.

Por ejemplo, tu base de datos de Clientes podría tener una:

• Vista de tabla para navegar/buscar rápido cada cliente
• Vista de calendario para ver fecha de próximos seguimientos
• Vista de galería con ficha de resumen visual de cada cliente
• Vista de cronología para ver el historial de actividad de cada cliente

Crear nuevas vistas es sencillo. Solo haz clic en el menú “View” al costado de la base de datos y selecciona crear una vista en blanco o duplicar una existente.

Luego puedes modificar la vista a tu gusto eligiendo entre formatos de tabla, cronología, calendario, galería y más. También puedes filtrar, ordenar y agrupar los datos en cada vista como prefieras.

¡Juega con múltiples vistas para encontrar la mejor forma de visualizar tus datos!

2. Añadir fórmulas, rollups y relations

Otra función avanzada de Notion son las fórmulas. Éstas te permiten crear cálculos automáticos y dinámicos dentro de la base de datos.

Por ejemplo, podrías tener una propiedad “Precio unitario” y otra “Cantidad” en la base de datos de productos. Luego creas una fórmula de tipo Rollup para calcular automáticamente el “Precio total” multiplicando esas dos propiedades.

Cuando cambies el precio unitario o la cantidad, el precio total se actualizará solo instantáneamente. ¡Muy poderoso!

También existen los Rollups para hacer sumas, counts, promedios y más de las propiedades. Y las Relations para crear vinculaciones entre bases de datos diferentes.

Dedícale un poco de tiempo a explorar las fórmulas y relaciones cuando te sientas cómodo con lo básico de las bases de datos. Le agregan otra capa de automatización increíble.

3. Convertir de base de datos de página completa a base de dato inline y vice-versa

En la página donde ceraste la base de datos, haz clic en el bloque de tu base de datos. Si es una BD de página completa, busca la opción “Turn into inline” para convertirla en una BD inline. O si ya es una BD inline, busca la opción “Turn into page” y la transformará en una página.

4. Ocultar, Mostrar y reordenar propiedades

Otra forma de personalizar una base de datos es gestionando cómo se muestran las propiedades en cada elemento.

Por ejemplo, puedes ocultar propiedades irrelevantes para ciertas vistas haciendo clic derecho sobre ellas. O mostrar las más importantes para que siempre se muestren.

También puedes simplemente arrastrar y soltar para reordenar las propiedades manualmente como gustes.

Esto te permite enfocar cada vista para resaltar las propiedades más relevantes según el contexto.

5. Añadir más propiedades cuando las necesites

Siempre puedes editar una base de datos existente para seguir agregando o quitando propiedades según evolucionan tus necesidades.

Sólo haz clic en los 3 puntos junto al título de la base de datos, y selecciona “Properties”.

Desde ahí puedes agregar nuevos campos de texto, número, checklist, relación y más. Incluso cambiar el formato de propiedades existentes si necesitas.

Recuerda que menos propiedades al comienzo hace la base de datos más sencilla de usar. Pero con el tiempo puedes ir haciéndola más robusta.

6. Duplicar bases de datos como plantillas

Una vez que te tomas el trabajo de personalizar una base de datos que funciona bien… ¡Puedes duplicarla para reutilizar ese diseño!

Por ejemplo, primero podrías crear la base de datos de clientes perfecta. Luego duplicarla para usar como plantilla para una base de datos de prospectos con la misma estructura.

Sólo debes hacer clic en los 3 puntos de la base de datos y seleccionar duplicar. Incluso puedes guardar las bases de datos duplicadas como plantillas para crear nuevas rápidamente desde cero.

7. Crea una “Linked view of database” o vista vinculada, para visualizar tus bases de datos, sin modificar las estructuras principales.

Otra característica poderosa de Notion son las “Linked Database Views” o vistas vinculadas de base de datos.

Esto te permite crear vistas personalizadas de una BD existente, sin necesidad de modificar o duplicar la BD original.

Por ejemplo, digamos que tienes una base de datos principal de “Clientes” con muchas propiedades y vistas configuradas. Pero a veces sólo necesitas ver un subconjunto simple de esos datos de clientes.

En vez de filtrar o modificar la BD principal, puedes crear una Linked view of database desde cualquier otra página de Notion.

Solo debes usar el menú de bloques en una página y seleccionar “Linked view of database” en la parte superior al crear una vista vinculada. Luego seleccionas la BD de Clientes y eliges qué propiedades quieres mostrar en esta vista simplificada.

La vista vinculada se sincronizará automáticamente con la data de la BD principal. Así puedes crear múltiples vistas enfocadas en diferentes ángulos de la misma fuente de datos.

Esto es muy útil para compartir acceso simplificado a partes de una BD más robusta. O crear una vista con solo los datos que necesitas según la tarea, sin distracciones.

En resumen, aprovecha las Linked Database Views de Notion para:

• Simplificar las BD extensas en vistas enfocadas
• Compartir segmentos de datos grandes de forma segura
• Evitar modificar la estructura de tu BD principal
• Segmentar visualizaciones y acceso a la información

¡Las posibilidades son infinitas!

Usos prácticos de las bases de datos de Notion

Hasta ahora hemos visto los conceptos generales de cómo crear y personalizar BD en Notion. Veamos ahora algunos ejemplos de casos de uso prácticos para aprovechar todo su potencial:

Para organizar tareas y proyectos:

Las BD son perfectas para llevar control de todo tipo de tareas, hitos y proyectos. Puedes tener BD separadas para:

• Tu lista de tareas personales
• Proyectos de trabajo en equipo
• Hitos y entregables de un proyecto grande
• Tus objetivos y hábitos (como un sistema de OKRs)

Entre las propiedades útiles para estas bases de datos están: título de tarea, descripción, fecha de vencimiento, etiquetas o categorías, checklist de subtareas, comentarios, asignados a, progreso, prioridad, etc.

Las vistas de tabla, cronología y calendario te permiten visualizar y priorizar tus tareas pendientes de forma flexible. ¡Muy recomendado!

Para organizar contenidos y conocimientos:

Las bases de datos también brillan para almacenar y organizar contenidos, ideas y conocimientos, como:

• Colección de tus notas y recortes de información útil
• BD de artículos de blog, con contenido trabajado en cada página
• BD de cursos y recursos educativos
• Recopilación de ideas para videos o proyectos futuros
• Citas inspiradoras y fragmentos de libros

Puedes taggear y categorizar estos contenidos, además de enlazarlos entre sí con relaciones. ¡Tu propio segundo cerebro personal!

Para llevar registros y directorios:

Otro uso obvio para las bases de datos es mantener registros y directorios, como:

• Clientes y/o prospectos
• Inventario de productos
• Directorio de proveedores
• Lista de URLs útiles
• Registro de gastos
• Catálogo de imágenes y assets

Nuevamente, las posibilidades son infinitas aquí. ¡Cualquier lista de información se vuelve más usable y escalable en una base de datos de Notion!

Espero que todos estos tips y ejemplos te hayan dado una idea más clara de la increíble versatilidad de las bases de datos de Notion. Te recomiendo comenzar a experimentar creando alguna sencilla para una necesidad real tuya.

No te abrumes con todas las funciones avanzadas desde el inicio. Ve agregando poco a poco propiedades y vistas para ir familiarizándote. Eventualmente, te darás cuenta cómo pueden potenciar tu productividad y organización personal, ¡al máximo nivel!

Preguntas Frecuentes (FAQs)

1. ¿Qué es una base de datos en Notion?

Una base de datos en Notion es un conjunto de información estructurada que puedes utilizar para almacenar y organizar tus datos de manera eficiente.

2. ¿Cómo puedo crear una base de datos en Notion?

Para crear una BDs en Notion, simplemente ve a tu espacio de trabajo y haz clic en “Crear” para abrir una página nueva. Luego, elige la opción de crear una nueva BD y personalízala según tus necesidades.

3. ¿Cómo puedo editar una base de datos en Notion?

Puedes editar una base de datos en Notion haciendo clic en el ícono de edición en la esquina superior derecha de la página. Esto te permitirá añadir, editar y eliminar elementos, así como personalizar las vistas, propiedades y filtros.

4. ¿Cómo puedo filtrar los datos en una base de datos en Notion?

Para filtrar los datos en una base de datos en Notion, haz clic en el ícono de filtro en la parte superior de la página. A continuación, elige los criterios de filtrado que desees aplicar y verás solo los elementos que cumplan con esos criterios.

5. ¿Cómo puedo relacionar bases de datos en Notion?

En Notion, puedes relacionar BDs utilizando las funciones de relaciones y rollups. Las relaciones te permiten vincular elementos de una BD a elementos de otra, mientras que los rollups te permiten mostrar datos de una base en otra.

6. ¿Cómo puedo crear distintas vistas en una base de datos en Notion?

Para crear distintas vistas en una base de datos en Notion, haz clic en el icono de vista en la parte superior de la página. Puedes crear diferentes vistas para organizar rápidamente los datos de diferentes maneras.

7. ¿Cómo puedo agregar datos a una base de datos en Notion?

Puedes agregar datos a una BD en Notion simplemente haciendo clic en el botón “New” y completando los campos requeridos. También puedes arrastrar y soltar elementos desde otras páginas o bases de datos.