✅ ¡Organízate para emprender con el método GTD! – Los 5 pasos de la metodología de productividad Getting Things Done en Español

Gestionar múltiples proyectos y tareas puede ser todo un desafío, especialmente para emprendedores independientes. Cuando estás construyendo un negocio, es fácil sentirse abrumado y perder el enfoque entre tantas actividades.

Una solución excelente para organizarse y maximizar la productividad es el método GTD, siglas en inglés de Getting Things Done (Hacer que las cosas se hagan). Desarrollado por David Allen, GTD es un sistema flexible y efectivo para administrar tu trabajo.

En este artículo exploraremos qué es GTD en español, los fundamentos detrás de su enfoque y los 5 pasos clave para implementarlo. Aplicando correctamente este método, los emprendedores pueden organizar proyectos de manera más eficiente y productiva.

Puntos clave de este artículo

• ✨ GTD (Getting Things Done) es un método de productividad creado por David Allen.
• 📝 Se basa en sacar las tareas de la mente y ponerlas en un sistema externo.
• 🔢 Consta de 5 pasos: capturar, procesar, organizar, priorizar y hacer seguimiento.
• 📥 Captura minuciosamente todas tus tareas pendientes.
• 🔄 Procesa tus tareas en acciones concretas y específicas.
• 🗂️ Organiza acciones en listas y categorías útiles.
• ⏰ Prioriza tus acciones según importancia y urgencia.
• 🔄 Revisa y actualiza tu sistema GTD con frecuencia.
• 😌 Reduce el estrés mental y maximiza enfoque.
• 💪 Mejora eficiencia, motivación y uso del tiempo.

Sobre David Allen y los fundamentos de la metodología GTD

GTD fue creado en la década de 1980 por David Allen, autor del bestseller “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity”. Allen es un consultor estadounidense especializado en productividad personal y flujos de trabajo.

La premisa central detrás de GTD es sencilla pero poderosa: sacar todos los compromisos y tareas de tu mente descargándolos en un sistema externo confiable. Esto libera tu cerebro para enfocarse en hacer las cosas, en lugar de tratar de recordarlas.

David Allen explica que la mente humana no está diseñada para retener todas las tareas pendientes. Tratar de hacerlo genera una carga cognitiva que causa estrés e impide enfocarse. De ahí la importancia de capturar las tareas fuera de la mente.

GTD es un método flexible que se ha popularizado en todo el mundo. Veamos cómo implementarlo para maximizar la productividad.

Tu mente sirve para tener ideas, no para almacenarlas

– David Alen

Los 5 pasos clave del método Getting Things Done

El método GTD se basa en 5 pasos fundamentales. Aplicándolos correctamente, podrás organizar tus tareas y tiempo de manera efectiva.

1. Recopilar: Recoge todo lo que llama tu atención

El primer paso es recolectar todo lo que requiere tu atención y tiene pendiente. Esto implica hacer un “vaciamiento” mental de tareas, emails, ideas, proyectos, compromisos, cosas que hacer, etc. Registra en tu sistema GTD cualquier cosa que necesites recordar o hacer. No importa qué tan pequeño o grande sea. Lo crucial es sacarlo de tu mente.

2. Procesar: Decide qué significa cada cosa y qué hacer con ella

Una vez recopilado todo, procesa cada elemento preguntándote: ¿qué significa esto y qué debo hacer con ello? Determina cuál es la siguiente acción física para avanzar con cada tarea. Por ejemplo, el siguiente paso para un email puede ser responderlo, para un proyecto puede ser la primera actividad a realizar. Define acciones concretas.

3. Organizar: Coloca las cosas donde pertenecen

Luego de procesar tus tareas, organízalas en listas o categorías según contextos, prioridades, proyectos, delegar, etc. Por ejemplo, una lista para emails, otra para llamadas, otra para proyecto X. Determina cómo agruparlas para trabajarlas después.

4. Revisar: Revisa tu sistema regularmente y reevalúa tus prioridades

Revisa tus listas periódicamente para marcar completados, capturar nuevos pendientes y reevaluar prioridades. Dedica tiempo diario y semanal a la revisión para mantener tu sistema GTD actualizado. Esto es esencial.

5. Hacer: Pasar a la acción o decidir cuando hacerlo

Finalmente, con las listas priorizadas, pasa a la acción y completa las tareas. Trabaja en función de importancia y urgencia. También puedes decidir posponer tareas eligiendo cuando las harás. GTD te da el control.

Consejos para implementar el método GTD de manera exitosa

GTD requiere dedicación, pero aplicándolo correctamente puede transformar tu productividad. Recomendaciones útiles:

• Captura compulsivamente tus tareas para no dejar nada en la mente que genere estrés.
• Define acciones próximas, tan detalladas como sea posible, pensando en el próximo paso físico.
• Explora diferentes categorías de listas hasta encontrar tu sistema ideal.
• Revisa tus listas a diario y semanalmente sin falta. La constancia es indispensable.
• No te obsesiones con herramientas perfectas. Incluso papel y lápiz pueden ser suficientes.
• Empieza poco a poco hasta que el proceso se vuelva un hábito integrado a tu rutina.
• ¡Disfruta la satisfacción de tener el control total sobre tus tareas y tiempo!

Herramientas digitales útiles para GTD

Aunque puedes implementar GTD 100% con papel y lápiz, existen herramientas digitales que te facilitarán el proceso.

Apps populares de tareas con funciones para GTD son Todoist, Microsoft To Do, Google Tasks, Things y Omnifocus. Ahora si bien puedes implementar GTD en todas estas apps. En lo personal mi favorita es Notion.

Estas herramientas te permiten crear tareas, proyectos, recordatorios, categorías, listas y prioridades de forma sencilla desde tu desktop y/o teléfono móvil.

Si ya usas Outlook o Gmail, Microsoft To Do y Google Tasks integran con esos servicios respectivamente.

Prueba varias opciones y elige la app que se adapte mejor a tus necesidades personales. Lo importante es que la uses consistentemente.

Usando Notion para GTD

Notion es una excelente herramienta para implementar GTD, ya que te permite centralizar todo en un solo lugar.

Algunas ventajas de usar Notion para GTD son:

• Permite crear bases de datos para tus proyectos, tareas, listas de acciones, etc.
• Puedes adjuntar archivos, enlaces, media, todo en un mismo lugar.
• Tiene opciones para agregar etiquetas, filtros, vistas personalizadas.
• Se pueden crear plantillas para tus listas y sistemas GTD.
• Tiene recordatorios, fechas límite, menciones, todo integrado.
• Disponible en aplicaciones de escritorio y móviles.
• Excelente para GTD individual o para equipos.
• Gran flexibilidad para personalizar y adaptar a tu flujo de trabajo.

En resumen, Notion es una herramienta muy completa que permite centralizar tu sistema GTD de manera visual e integrada. Te da mucha flexibilidad para organizarte como necesites.

Beneficios de GTD para aumentar tu productividad

Aplicando GTD de manera constante y correcta, obtendrás beneficios como:

• Reducción significativa del estrés y la ansiedad.
• Mejor enfoque en tareas de alto impacto.
• Uso más eficiente de tu tiempo.
• Mayor sensación de control sobre tus proyectos.
• Aumento de motivación al completar más tareas.
• Reducción de olvidos y errores.
• Más flexibilidad para adaptarte a cambios.

En resumen, GTD incrementará tu organización, productividad y efectividad en el trabajo. Podrás hacer más en menos tiempo.

Pon GTD en acción para tu emprendimiento

Como emprendedor, mantener la productividad y el enfoque es crucial, y GTD te dará el control total que necesitas sobre tus tareas y tiempo.

Para implementarlo, sigue estos consejos:

• Toma tiempo para capturar absolutamente todas tus tareas, ideas, proyectos personales y de tu emprendimiento. No dejes nada en la mente. Utiliza un cuaderno o software para no olvidar nada.
• Procesa minuciosamente tu lista definiendo acciones ultra específicas. En lugar de “escribir posts de blog”, define “redactar post de 500 palabras sobre libros de marketing digital”.
• Organiza las acciones resultantes en listas o categorías útiles como llamadas pendientes, tareas administrativas, proyectos, ideas creativas, etc. Esto te ayudará a trabajar las tareas.
• Prioriza en base a importancia y urgencia. Pregúntate: ¿qué acciones debes realizar hoy para acercarte a tus metas clave esta semana? Enfócate en lo verdaderamente relevante.
• Establece recordatorios y fechas límite para cada tarea crítica. Revisa tu lista de pendientes al inicio de cada día para no olvidar nada.
• Dedica tiempo diario y semanal a revisar tu sistema GTD para actualizar el estado de tus tareas y proyectos. Los viernes puedes hacer una revisión profunda.
• Crear una rutina matutina de planificación diaria con GTD para definir tus prioridades para el día. Sé realista en lo que puede completarse.
• Aprovecha herramientas como Trello o Notion para centralizar tu sistema GTD y tenerlo accesible desde cualquier lugar.
• Cuando completes una tarea, táchala en tu lista y celebra tu progreso. Esto te dará motivación y satisfacción.
• No te frustres si no puedes aplicar GTD perfectamente desde el inicio. Comienza de a poco hasta que se vuelva un hábito.

Con constancia, GTD mejorará notablemente tu productividad y enfoque para hacer crecer tu emprendimiento. ¡Aprovéchalo!

GTD para principiantes: Consejos para empezar

Si eres nuevo en GTD, aquí algunos consejos para comenzar:

• Empieza capturando tareas pequeñas y fáciles de gestionar para agarrar impulso.
• No te abrumes tratando de organizar meses de tareas acumuladas. Ve por partes.
• Enfócate en crear la lista de próximas acciones y usa categorías simples como “Trabajo”, “Hogar”, etc.
• Reserva tiempo de dedicación exclusiva para instaurar el hábito (30-60 mins. diarios al inicio).
• Usa solo papel y lápiz al principio. No te distraigas con herramientas digitales desde el comienzo.
• Recompénsate completando un número pequeño de tareas por día para generar motivación.
• ¡Celebra tus avances! Cada tarea completada y sentido de control es un triunfo.

Cómo mantener GTD sostenible a largo plazo

Para que GTD se arraigue como un hábito:

• Establece recordatorios para revisar tu sistema a la misma hora todos los días.
• Crea plantillas de captura rápida en tu teléfono para apuntar tareas sobre la marcha.
• Define un tiempo de procesamiento profundo semanal de 60-90 minutos para proyectos y prioridades.
• Busca un “compañero de productividad” con quien motivarte mutuamente.
• Gamifica tu progreso asignando puntos por completar tareas y batiendo records.
• Automatiza o delega tareas repetitivas que no requieren tu tiempo creativo.
• Mejora 1% cada semana. Los pequeños avances compuestos generan grandes resultados.

GTD para equipos y ambientes colaborativos

Si trabajas en equipo:

• Usen una herramienta compartida online como Trello, Asana, Todoist, etc.
• Establezcan un espacio o canal de comunicación común para capturar tareas rápidamente.
• Asignen responsables para cada tarea y establezcan fechas límite.
• Dediquen 5-10 minutos al inicio del día, para alinear como equipo.
• Calendaricen sesiones periódicas más extensas de procesamiento en conjunto.
• Celebrar y recompensar cuando alcancen objetivos como equipo.

El poder de GTD multiplicado por la colaboración positiva impulsa la productividad exponencialmente.

Aplicaciones de GTD más allá del trabajo

GTD no es solo para tu trabajo, también puede optimizar tu vida personal:

• Lleva listas de regalos, compras del hogar, mantenimiento del auto, etc.
• Organiza proyectos en tu hogar como remodelaciones o actividades con los niños.
• Captura ideas creativas, inspiraciones y sueños en tu sistema GTD.
• Administra tareas y compromisos en tu comunidad, voluntariados, vida espiritual.
• Planifica viajes y vacaciones desarrollando listas de preparativos y actividades.

Donde sea que tengas compromisos y sueños, GTD te dará más control, enfoque y energía para conseguirlos.

GTD te permite el control total de tu tiempo y tareas

En conclusión, GTD o Getting Things Done es una metodología sumamente efectiva para incrementar tu productividad y mejorar tu enfoque en el trabajo.

Desarrollada por David Allen, se basa en 5 pasos sencillos: capturar, procesar, organizar, priorizar y hacer seguimiento de tus tareas.

Implementando GTD de manera consistente, tendrás el control total sobre tu tiempo y proyectos. Podrás reducir el estrés y completar más trabajo en menos tiempo.

Los beneficios son aún mayores cuando se aplica con constancia a largo plazo y se comparte en equipos de trabajo.

Sea que estés emprendiendo o trabajando en una organización, GTD te dará el poder de maximizar tu productividad y efectividad.

¡Pon en práctica estos 5 pasos y prepárate para llevar tu eficiencia al siguiente nivel! Tu futuro organizado y enfocado comienza hoy.

Preguntas Frecuentes (FAQs)

¿Qué es el método GTD?

El método GTD, también conocido como Getting Things Done, es una metodología de productividad desarrollada por David Allen. Este método se basa en organizar todas las tareas y proyectos de manera eficiente, utilizando una serie de procesos y herramientas para aumentar la productividad personal y gestionar el tiempo de forma efectiva.

¿Cuáles son los fundamentos del método GTD?

El método GTD se basa en cinco pasos fundamentales:

• Recopilar: Consiste en recopilar todas las tareas y proyectos en una bandeja de entrada.
• Procesar: Durante este paso, se revisa cada tarea y se decide qué hacer con ella.
• Organizar: Se organiza cada tarea en una lista de acciones, una lista de proyectos o una lista de tareas pendientes.
• Revisar: Es importante realizar revisiones periódicas de todas las tareas y proyectos para mantenerlos actualizados.
• Hacer a continuación: Por último, se elige la siguiente acción a realizar y se lleva a cabo.

¿Cómo puedo implementar el método GTD en mi vida diaria?

Para implementar el método GTD en tu vida diaria, puedes seguir los siguientes pasos:

• Recopila todas tus tareas y proyectos en una bandeja de entrada física o digital.
• Procesa cada tarea y decide qué hacer con ella: si es algo que puedes hacer en menos de dos minutos, hazlo de inmediato; si no, organízala en una lista de acciones, una lista de proyectos o una lista de tareas pendientes.
• Organiza tus tareas de manera que estén accesibles y puedas revisarlas con facilidad.
• Realiza revisiones periódicas de todas tus tareas y proyectos para asegurarte de que están actualizados.
• Elige la siguiente acción a realizar y llévala a cabo. Prioriza y enfoque en las tareas más importantes.

¿Cuál es el beneficio de utilizar el método GTD?

El principal beneficio de utilizar el método GTD es que permite gestionar el tiempo y las tareas de manera eficiente, lo que ayuda a aumentar la productividad personal. Al tener todas las tareas y proyectos organizados, se reduce el estrés y se facilita la toma de decisiones, permitiéndote enfocarte en las acciones que realmente importan.

¿Qué significan las siglas GTD?

Las siglas GTD corresponden a Getting Things Done, que traducido al español significa “Hacer que las cosas se hagan”.

¿Cómo usar el método GTD?

Para usar el método GTD, debes seguir cinco pasos fundamentales: recopilar todas tus tareas y proyectos, procesar cada tarea para decidir qué hacer con ella, organizar tus tareas en listas de acciones, revisar periódicamente tus tareas y proyectos para mantenerlos actualizados y, finalmente, elegir y realizar la siguiente acción.

¿Cómo aplicar el método GTD?

Aplicar el método GTD implica adoptar un sistema de gestión de tareas que incluya los cinco pasos básicos de este método: recopilación, proceso, organización, revisión y acción. Puedes utilizar herramientas digitales o físicas para recopilar y organizar tus tareas, y debes asegurarte de revisar regularmente tu sistema para mantenerlo actualizado.

¿Qué es un proyecto en GTD?

En el contexto del método GTD, un proyecto es cualquier compromiso que requiere más de una acción para ser completado. Los proyectos pueden ser tanto personales como profesionales e incluyen desde tareas complejas, como planificar una boda o lanzar un nuevo producto, hasta tareas más sencillas, como limpiar la casa o planificar una cena con amigos.

¿Que significa Getting Things Done en español?

Getting Things Done en español se traduce como “Hacer las cosas” o “Llevar a cabo las cosas”. Es una metodología de productividad que ayuda a las personas a organizar sus tareas y proyectos de manera eficiente.