💻 Introducción a las Fórmulas en Notion: Sácale el máximo provecho a tus bases de datos

¿Buscas sacarle más jugo a tus bases de datos en Notion y automatizar cálculos? Las fórmulas son tu respuesta.

En este artículo te explico paso a paso cómo crear fórmulas en Notion para hacer cálculos matemáticos, concatenar texto, y ejecutar toda clase de funciones lógicas. Te mostraré ejemplos prácticos y toda la terminología que necesitas saber para dominar las fórmulas como un experto.

Al terminar, podrás crear bases de datos mucho más avanzadas y eficientes en Notion. Así que sígueme en este viaje para elevar tus habilidades con Notion al siguiente nivel. ¡Vamos allá!

Puntos clave de este artículo

• 🧮 Las fórmulas en Notion permiten crear cálculos automáticos y lógica personalizada
• 🏷️ Puedes hacer referencia a cualquier propiedad con prop("Nombre")
• 🔢 Hay muchas funciones integradas en Notion como fecha, texto, lógica, matemáticas, etc.
• 📚 Puedes encontrar una Hoja de Ayuda, Cheat Sheet, Chuleta, etc… acá. Donde encontrarás en detalle todas las funciones de las fórmulas de Notion con ejemplos prácticos.
• 🤖 Usa las fórmulas para automatizar procesos manuales y mejorar la eficiencia
• 🚀 Sigue buenas prácticas de rendimiento como simplificar y reutilizar cálculos

¿Qué son las fórmulas en Notion y para qué sirven?

Las fórmulas en Notion te permiten crear cálculos y lógica personalizada basada en los datos de tus bases de datos.

Funcionan de manera muy similar a una hoja de cálculo como Excel. Puedes referenciar el valor de otras propiedades en una fórmula para hacer cálculos más avanzados.

Algunos ejemplos de uso:

• Calcular automáticamente el tiempo total de un proyecto sumando la duración de cada tarea
• Concatenar texto y datos para generar un identificador único por registro
• Mostrar u ocultar propiedades cuando se cumplan ciertas condiciones

En resumen, las fórmulas te dan mucho más control sobre tus datos en Notion. Puedes automatizar procesos manuales y mejorar la eficiencia de tus sistemas.

Cómo crear una fórmula en Notion – Cómo escribir una formula

Crear una fórmula en Notion es bastante sencillo si sigues estos pasos:

1. Crea una nueva propiedad de tipo Fórmula

Lo primero es crear una nueva propiedad en tu base de datos de tipo “Fórmula”. Puedes hacer esto al editar cualquier base de datos en Notion.

Simplemente haz clic en el menú superior “Agregar propiedad”, selecciona “Fórmula” y ponle un nombre descriptivo como “Costo total”.

2. Escribe la fórmula en el editor

Una vez creada la propiedad, puedes editar la fórmula haciendo clic en ella. Esto abrirá un pequeño editor de fórmulas en la parte superior de la pantalla.

Aquí es donde escribirás tu fórmula utilizando la sintaxis que te explico a continuación.

3. Referencia otras propiedades con la función prop()

Dentro de tu fórmula, puedes obtener el valor de cualquier otra propiedad de tu base de datos utilizando la función prop().

Por ejemplo, para obtener el valor de una propiedad llamada “Precio unitario”, escribirías:

prop("Precio unitario")

De esta forma tienes acceso a todos los datos de tu base de datos para utilizar en cálculos.

4. Combina operadores y funciones para crear la lógica

Ya puedes combinar llamadas a prop() con operadores matemáticos, funciones de texto y lógica para crear fórmulas complejas. Algunos ejemplos:

• prop("Precio unitario") * prop("Cantidad")
• concat(prop("Nombre"), " ", prop("Apellido"))
• if(prop("Completado"), "Sí", "No")

Nota que las cadenas de texto van entre comillas, y puedes utilizar funciones integradas en Notion.

¡Y listo! Con estos pasos ya puedes crear fórmulas bastante potentes en Notion.

Funciones integradas en Notion y terminologías para tus fórmulas

Además de las operaciones matemáticas básicas, Notion incluye una gran variedad de funciones útiles en tus fórmulas:

Funciones de Fecha y Hora

• now() – Fecha y hora actual
• startOfDay() – Inicio del día actual
• endOfWeek() – Final de la semana actual
• dayOfWeek() – Día de la semana como número
• startOfMonth() – Inicio del mes actual

Funciones de Texto

• concat() – Concatenar cadenas de texto
• upcase() – Convertir texto a mayúsculas
• slice() – Extraer parte de una cadena de texto
• formatDate() – Formatear fecha a texto

Funciones Lógicas

• if() – Evaluar condicional si verdadero/falso
• equals() – Comparar igualdad
• empty() – Verificar si está vacío
• contains() – Buscar substring dentro de texto

Funciones Matemáticas

• sum() – Sumar números
• max() – Valor máximo en lista
• min() – Valor mínimo en lista
• round() – Redondear número
• abs() – Valor absoluto

Y muchas más! Empieza a escribir cualquier término en la ventana de fórmula y Notion te mostrará opciones recomendadas.

Ejemplos prácticos de fórmulas en Notion

Veamos algunos ejemplos de casos reales donde puedes aplicar fórmulas en bases de datos de Notion:

1. Calcular fecha de vencimiento en base de datos de tareas

Imagina que tienes una base de datos de tareas pendientes con las propiedades “Fecha de inicio” y “Fecha de finalización”.

Quieres añadir una propiedad “Fecha de vencimiento” que muestre automáticamente la fecha límite para completar cada tarea.

Puedes hacerlo con esta fórmula:

if(empty(prop("Fecha de finalización")),
  prop("Fecha de inicio") + 7 * days(),
  prop("Fecha de finalización"))

Esto verifica si la tarea ya tiene una fecha real de finalización. Si no, calcula la fecha de vencimiento sumándole 7 días a la fecha de inicio.

2. Generar ID único concatenando valores

Otro caso útil es generar IDs únicos para cada elemento de una base de datos concatenando diferentes valores.

Por ejemplo, para generar un ID en el formato “PROYECTO-220823-057”:

concat("PROYECTO-",
  format(now(), "YYMMDD"), "-",
  prop("Número de proyecto")
)

Esto combina texto, fecha actual y el número de proyecto en un ID único por registro.

3. Cambiar formato de fecha a día de semana

La función formatDate() te permite convertir una fecha a texto con diferentes formatos.

Por ejemplo, para mostrar el día de la semana de una propiedad fecha:

formatDate(prop("Fecha de reunión"), "EEEE")

Así podrás ver el día como “Lunes” o “Martes” en lugar de la fecha completa.

4. Variar texto según valor de Checkbox

Puedes mostrar y ocultar secciones de texto u otras propiedades de forma dinámica utilizando un checkbox y la función if():

if(prop("Enviar correo"),
  "Se envió correo de confirmación",
  "")

Así se mostrará el texto solo cuando la casilla esté marcada.

5. Calcular descuento sobre el precio total

Para calcular un descuento del 10% sobre el precio total en una factura:

if(prop("Precio total") > 100,
  prop("Precio total") * 0.9,
  prop("Precio total"))

Esta fórmula aplica el descuento solo si el precio total supera los 100.

Como puedes ver, con las fórmulas puedes agregar todo tipo de lógica y cálculos automatizados. ¡Sigue probando diferentes ideas!

Optimiza el rendimiento de tus fórmulas en Notion

Aquí tienes algunos consejos para que tus fórmulas se ejecuten rápido y no ralenticen la base de datos:

• Evita fórmulas muy anidadas o complejas si no son necesarias. Prefiere simplificar.
• Usa la función empty() para verificar si una propiedad está vacía antes de utilizarla.
• Almacena resultados de cálculos frecuentes en otra propiedad para reutilizar.
• Limita las fórmulas solo a vista tabla o kanban, no en todas vistas.
• Considera complementar con bonitos rollos propios o mini bases de datos para lógica avanzada.

Siguiendo estas recomendaciones podrás disfrutar de todas las ventajas de las fórmulas sin afectar el rendimiento.

Espero que esta introducción completa a las fórmulas de Notion te haya sido útil. ¡Ahora ve y crea bases de datos increíbles! Si tienes cualquier otra duda, no olvides que puedes escribirme para ayudarte. ¡Hasta la próxima!

Preguntas frecuentes sobre las Fórmulas en Notion

1. ¿Qué son las fórmulas en Notion?

Las fórmulas en Notion son expresiones que te permiten realizar cálculos y manipular datos en tus bases de datos. Puedes usar fórmulas para combinar valores, hacer cálculos numéricos, realizar funciones lógicas y mucho más.

2. ¿Cómo puedo utilizar las fórmulas en Notion?

Para usar fórmulas en Notion, primero debes crear una base de datos o abrir una existente. Luego, puedes agregar una nueva columna de tipo “Fórmula” y escribir la fórmula deseada en la ventana de fórmula correspondiente. Las fórmulas se aplicarán automáticamente a todos los datos de la columna.

3. ¿Qué tipos de datos puedo utilizar en las fórmulas en Notion?

Puedes usar diferentes tipos de datos en las fórmulas de Notion, como cadenas de texto, números, fechas, checkboxes y propiedades de tipo fórmula. Estos datos se pueden combinar y manipular de diversas maneras para obtener los resultados deseados.

4. ¿Cuál es la sintaxis para escribir una fórmula en Notion?

La sintaxis para escribir una fórmula en Notion es similar a la de otras herramientas de hoja de cálculo, como Excel. Puedes utilizar operadores matemáticos (+, -, *, /), funciones lógicas (IF, AND, OR) y referencias a propiedades dentro de las fórmulas. La sintaxis exacta depende del tipo de función o cálculo que deseas realizar.

5. ¿Cómo puedo concatenar dos cadenas de texto en una fórmula?

Para concatenar dos cadenas de texto en una fórmula en Notion, puedes usar el operador “+” entre las dos cadenas. Por ejemplo, si tienes dos propiedades llamadas “Nombre” y “Apellido”, puedes escribir la fórmula “Nombre + Apellido” para concatenar ambos valores en una nueva propiedad.

6. ¿Cómo puedo hacer referencia las propiedades de una base de datos en una fórmula de Notion?

Para referenciar propiedades de una base de datos en Notion dentro de una fórmula, debes seguir los siguientes pasos:

• Primero, en tu base de datos, selecciona la opción de ‘Agregar una propiedad’ y escoge el tipo ‘Fórmula’.
• Luego, en el campo de la fórmula, puedes referenciar cualquier propiedad de tu base de datos simplemente escribiendo su nombre entre corchetes. Por ejemplo, si tienes una propiedad llamada “Precio”, puedes referenciarla en la fórmula como [Precio].
• Notion automáticamente reconocerá la propiedad y permitirá que la uses en tu fórmula. Puedes combinarla con operadores matemáticos, funciones y otras propiedades para crear cálculos complejos.

Es importante recordar que el tipo de dato de la propiedad que estás referenciando determinará qué operaciones puedes realizar con ella en la fórmula.